In diesem Hinweis („Hinweis“) finden Sie Informationen zu Verarbeitungsaktivitäten bestimmter personenbezogener Daten bei der Anmeldung am und der Verwendung des Emarsys Recruiting Systems („das Portal“) zum Zwecke (i) des Anlegens eines Kontos im Portal, das u.a. zum Speichern Ihrer Bewerbungsdaten dient, und/oder (ii) der Bewerbung auf eine bestimmte Stellenausschreibung eines zur Emarsys-Gruppe(„Emarsys“ oder „wir“) gehörenden Unternehmens – eine Liste der EmarsysNiederlassungen finden Sie hier, das jeweils relevante Unternehmen ist in der jeweiligen Stellenausschreibung angegeben. In diesem Hinweis werden die Rechte und Pflichten berücksichtigt, die in der EU-Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) Nr. 2016/679, „DSGVO“) festgelegt sind.

ZUSAMMENFASSUNG DES HINWEISES ZUR DATENVERARBEITUNG FÜR DAS Emarsys CAREER PORTAL

Anwendungsbereich
Diese Zusammenfassung gilt für Sie, wenn Sie das Emarsys Career Portal verwenden möchten.

Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten und Verarbeitungszwecke
Wenn Sie sich am Portal anmelden, verarbeiten wir bestimmte personenbezogene Daten, durch die Ihre Identität ermittelt werden kann, z.B. Name, Kontaktinformationen, Kontoeinstellungen, Angaben zur Ausbildung usw., zu folgenden Zwecken: Anlegen eines Kontos und Profils, für Bewerbungen usw. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt I. des vollständigen Hinweises.

Cookies und ähnliche Tools
Wir verwenden u.U. Cookies oder ähnliche Technologien. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt II. des vollständigen Hinweises.

Empfänger Sie betreffender Daten
Wir übertragen Sie betreffende personenbezogene Daten an andere Unternehmen der Emarsys-Gruppe und des SAP-Konzerns , jeweils gemäß geltendem Recht, sowie an Empfänger außerhalb der EU-Rechtsprechung. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt III. des vollständigen Hinweises.

Aufbewahrungsfristen für und Löschung von personenbezogenen Daten
Sie betreffende personenbezogene Daten werden 12 Monaten nach dem letzten aktiven Kontakt zwischen Ihnen und Emarsys gelöscht. oder zu einem durch geltende Gesetze festgelegten Zeitpunkt. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt V. des vollständigen Hinweises.

Ihre gesetzlich verankerten Rechte
Wie in den jeweils geltenden Gesetzen festgelegt, haben Sie im Hinblick auf die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten eine Reihe von Rechten, z.B. das Recht, Auskunft über Ihre Daten zu erhalten, sowie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Herausgabe Ihrer Daten. Bitte wenden Sie sich bei Fragen an dataprotection@emarsystest.com. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt VI. des vollständigen Hinweises.

Änderungen
Sowohl diese Zusammenfassung als auch der ausführliche Datenschutzhinweis unterliegen Änderungen. Sie werden über jegliche Änderungen ordnungsgemäß benachrichtigt.

Kontaktinformationen
Wenn Sie Ihre Rechte als Betroffene/r wahrnehmen möchten oder andere Fragen zu diesem Hinweis haben, wenden Sie sich bitte an hr_hq@emarsystest.com oder an den Datenschutzbeauftragten von Emarsys, den Sie unter dataprotection@emarsystest.com erreichen.

I. Ihre personenbezogenen Daten und deren Verarbeitungszwecke


1. Allgemein

Wenn Sie sich am Portal anmelden bzw. dieses verwenden, verarbeiten wir bestimmte personenbezogene Daten, durch die Ihre Identität ermittelt werden kann („Personenbezogene Daten“). Diese Daten geben Sie an, wenn Sie ein Konto anlegen, ein Profil einrichten und/oder sich im Portal um eine Stelle bewerben, oder es handelt sich um Daten, die wir von Ihnen oder autorisierten Dritten (z.B. zugelassenen Personalberatungsagenturen, die autorisiert sind, Sie betreffende personenbezogene Daten an uns zu übermitteln) erhalten haben. Zusätzlich zu den über das Portal erfassten personenbezogenen Daten können wir für bestimmte Zwecke im Zusammenhang mit Ihrem Profil im Portal oder mit einer bestimmten Bewerbung (z.B. im Zusammenhang mit Bewerbungsgesprächen, die wir mit Ihnen führen) in dem nach jeweiligem geltenden Recht zulässigen oder erforderlichen Umfang weitere Sie betreffende personenbezogene Daten erfassen. Wir erfassen diese personenbezogenen Daten, damit Sie im Portal ein Konto anlegen, ein Profil einrichten und/oder sich um eine Stelle bewerben können. Außerdem möchten wir Sie über neue Stellenausschreibungen benachrichtigen und Ihnen Informationen über Karrieremöglichkeiten senden.

2. Anlegen eines Kontos und Profils

Wenn Sie (oder wir stellvertretend für Sie) im Portal ein Konto anlegen, erfassen wir folgende Sie betreffende personenbezogene Daten, um das Konto anlegen zu können:

• E-Mail-Adresse, Kennwort, Vorname, Nachname, Land des Wohnsitzes;

Wenn Sie im Portal ein Profil anlegen, erfassen wir folgende Sie betreffende personenbezogene Daten, um das Profil entsprechend füllen und die betreffenden personenbezogenen Daten speichern zu können:

• Obligatorische Informationen: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, primäre Telefonnummer, Anschrift, Stadt, Land, Bundesland/Region, Reisepräferenzen, höchster Schulabschluss, Region der Bildungseinrichtung, Land der Bildungseinrichtung, Name der Bildungseinrichtung, ob eine Verpflichtungserklärung für ein Arbeitsvisum benötigt wird, Lebenslauf.

Die folgenden zusätzlichen personenbezogenen Daten werden automatisch erfasst, um Ihr Benutzererlebnis im Portal zu verbessern. Weitere Informationen dazu finden Sie im Hinweis zur Verwendung von Cookies im Recruiting:

• IP-Adresse und Informationen zur Verwendung des Portals 

Sie können zum Anlegen des Profils im Portal Ihre personenbezogenen Daten verwenden, die bei Dritten gespeichert sind (z.B. LinkedIn, Xing, Facebook). Informationen zur Behandlung Ihrer personenbezogenen Daten durch diese Dritten finden Sie in den Datenschutzrichtlinien dieser Dritten.

Sobald Sie sich im Portal registriert haben, können Sie weitere Informationen in Ihr Profil eingeben und/oder hochladen, z.B. Ihren Lebenslauf, ein Anschreiben, Anhänge (sowohl allgemeine als auch bewerbungsspezifische) und weitere Profilinformationen (wie haben Sie von dieser Stelle erfahren, Details zur Quelle, ob unsere Personalverantwortlichen Sie im Zusammenhang mit Stellenangeboten, die für Sie möglichweise interessant sind, kontaktieren dürfen), Informationen zu Ihrer Ausbildung und Berufserfahrung sowie zu beruflichen Zertifikaten, Sprachkenntnissen und Mobilität.

3.  Bewerbung

Sie haben auch die Möglichkeit, sich im Portal um eine bestimmte Stelle zu bewerben. In diesem Fall können Sie – zusätzlich zu den im Abschnitt I.2. beschriebenen Informationen – weitere stellenspezifische Informationen übermitteln, z.B. ob Sie berechtigt sind, in dem Land zu arbeiten, für das die Stelle ausgeschrieben ist, um die Sie sich bewerben, u.a. Wir verwenden die hier und im Abschnitt I.2 beschriebenen personenbezogenen Daten ausschließlich zum Zweck des Bewerbungsprozesses. Dieser beinhaltet ggf. eine Prüfung Ihrer Bewerbung und die Durchführung von Bewerbungsgesprächen, telefonisch und persönlich. Darüber hinaus schließt dies möglicherweise auch die Prüfung der von Ihnen eingereichten Unterlagen und darin enthaltenen persönlichen Daten durch entsprechende Programme ein, um sicher zu stellen, dass Ihre Fähigkeiten und Erfahrungen den in der Stellenbeschreibung genannten Anforderungen entsprechen. Dies stellt jedoch keinen automatisierten Entscheidungsprozess dar, sondern dient allein dazu, unsere Recruiting-Mitarbeiter im Auswahlprozess zu unterstützen. Alle Entscheidungen, die Ihre Bewerbung betreffen, werden von Individuen getroffen, die dafür verantwortlich sind. Diese Datenverarbeitung basiert auf unserem bestehenden berechtigten Interesse (Art.6 (1) (f), DGSVO). Darüber hinaus führen wir für bestimmte Stellen mit Hilfe von Drittanbietern sogenannte Assessments durch, um bestimmte Fähigkeiten und Kompetenzen im Rahmen der Anforderungen an eine bestimmte Stelle zu prüfen. Hier werden die im Rahmen der Durchführung der Assessments notwendigen persönlichen Informationen jeweils in Übereinstimmung mit geltendem Recht gemäß Art. 6 (1) (c) DSGVO an die durchführenden Drittanbieter weitergegeben. In derartigen Fällen werden wir Sie bezüglich der Assessments und wie diese in Verbindung zu der Stelle, auf die Sie sich bewerben, stehen informieren.

4. Umfragen

Wir führen von Zeit zu Zeit Umfragen durch, um unsere Prozesse zu optimieren. Sofern dies gesetzlich zulässig ist – oder auf Grundlage Ihrer konkreten Einwilligung – bitten wir Sie u.U. von Zeit zu Zeit, an solchen Umfragen teilzunehmen. Diese Umfragen werden entweder direkt von Emarsys oder von einem spezialisierten externen Datenverarbeiter im Auftrag von Emarsys durchgeführt. Zu diesem Zweck erhält der externe Datenverarbeiter Sie betreffende personenbezogenen Daten nur in dem Umfang, der zur Durchführung der Umfrage erforderlich ist, und in jedem Fall nur in dem gesetzlich zulässigen Umfang bzw. dem Umfang, in den Sie eingewilligt haben. Die Teilnahme an einer solchen Umfrage ist freiwillig, und eine Nichtteilnahme hat keine negativen Auswirkungen auf Ihre aktuellen oder zukünftigen Bewerbungen.

5. Weitere Verwendung personenbezogener Daten

Zusätzlich zu den obigen Abschnitten 1. bis 5. können Sie betreffende personenbezogene Daten auch verarbeitet werden, wenn Emarsys dies vernunftgemäß für notwendig hält, um gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen (gemäß Art. 6 Abs. 1 lit c) DSGVO) oder aus anderen legitimen Gründen (gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO), z.B. Festlegung, Ausübung oder Schutz der Rechte von Mitgliedern der Emarsys-Gruppe und des SAP-Konzerns. Sie betreffende personenbezogene Daten werden außerdem im Zusammenhang mit dem Betrieb und der Verwaltung der IT-Systeme der Emarsys-Gruppe (sowohl intern als auch extern verwaltete Systeme) verwendet.

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist für den Abschluss und/oder die Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen notwendig. Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist freiwillig. Wenn Sie jedoch keine personenbezogenen Daten angeben, kann dies die Bewerbungsprozesse oder die Bereitstellung des Portals verzögern oder unmöglich machen.

II. Cookies und ähnliche Tools

Wir verwenden im Portal u.U. Cookies oder ähnliche Technologien, die im Hinweis zur Verwendung von Cookies im Recruiting näher erläutert werden. Diesen Hinweis finden Sie in unserem Hinweis zur Verwendung von Cookies im Recruiting.

III. Empfänger

Die folgenden Empfänger oder Kategorien von Empfängern erhalten Zugriff auf einige der Sie betreffenden personenbezogenen Daten.

1. Konzernweites Emarsys-Portal
Wir übertragen Sie betreffende personenbezogene Daten an andere Unternehmen der Emarsys-Gruppe und des SAP-Konzerns, insoweit dies gemäß Art. 6 (1)(f) DSGVO für die legitimen Interessen von Emarsys gesetzlich zulässig ist, um Bewerbungen und Bewerberinformationen auf Konzernebene zu verwalten und in einigen Fällen den Bewerbern die Möglichkeit zu geben, ihre eigenen personenbezogenen Daten zu verwalten.

Nur autorisierte Mitarbeiter erhalten – nur wenn es nachvollziehbare Gründe dafür gibt – Zugriff auf die Sie betreffenden personenbezogenen Daten; dies schließt die Offenlegung dieser Daten für die Mitarbeiter der Personalabteilung auf Basis von nachvollziehbaren Gründen ein. Bestimmte Führungskräfte, Manager und Mitarbeiter anderer Unternehmen der Emarsys-Gruppe erhalten u.U. ebenfalls auf der Basis von nachvollziehbaren Gründen Zugriff auf bestimmte personenbezogene Daten, wenn legitime geschäftliche Gründe dies erfordern (z.B. zum Zweck der Vereinbarung eines Bewerbungsgesprächs oder nach Bedarf während eines Bewerbungsprozesses).

2. Dienstleister

Emarsys schließt im Rahmen der normalen Geschäftsvorgänge mit Dienstleistern oder anderen Unternehmen der Emarsys-Gruppe und des SAP-Konzerns Verträge über die Durchführung personalbezogener oder IT-bezogener Aufgaben ab. Wenn es gemäß der lokalen Gesetzgebung erforderlich ist, sensible Mitarbeiterdaten zu verarbeiten, werden diese Daten nur dann nach außerhalb Ihres Landes übertragen, wenn dies gemäß geltendem Recht zulässig ist.

3. Grenzüberschreitende Datenübertragung allgemein

Wir übertragen Sie betreffende personenbezogene Daten zu Stellen außerhalb des Landes, in dem Sie Ihren Wohnsitz haben. Einige Empfänger der Sie betreffenden personenbezogenen Daten befinden sich in Ländern, für die die Europäische Kommission noch keine Entscheidung darüber getroffen hat, ob in diesem Land ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet wird; diese sind: die USA und einige außereuropäische Standorte von Unternehmen der Emarsys-Gruppe und des SAP-Konzerns.

Einige Empfänger, die sich außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR“) befinden, sind gemäß dem EU-US-Datenschutzschild zertifiziert, andere befinden sich in Ländern, für die die Europäische Kommission Angemessenheitsentscheidungen getroffen hat. In jedem Fall ist die Datenübertragung anerkannt als eine Datenübertragung mit ausreichendem Datenschutzniveau aus Sicht der europäischen Datenschutzgesetzgebung (Art. 45 DSGVO).

Durch den Abschluss von geeigneten Vereinbarungen über die Datenübertragung auf Grundlage der Standardvertragsklauseln (2010/87/EU und/oder 2004/915/ECG), auf die in Art. 46 (5) DSGVO Bezug genommen wird, oder anderer geeigneter Quellen, die Sie einsehen können, indem sie eine entsprechende Anfrage an dataprotection@emarsystest.com senden, haben wir sichergestellt, dass alle anderen Empfänger, die sich außerhalb des EWR befinden, ein ausreichendes Datenschutzniveau für die personenbezogenen Daten gewährleisten und geeignete technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der personenbezogenen Daten vor unbeabsichtigter oder unrechtmäßiger Vernichtung, unbeabsichtigtem Verlust oder unbeabsichtigter Änderung, unbefugter Offenlegung oder unbefugtem Zugriff sowie alle anderen Formen ungesetzlicher Verarbeitung ergriffen wurden. Jegliche Weiterübermittlung (einschließlich an unsere Tochterunternehmen außerhalb des EWR) unterliegt den entsprechenden Anforderungen für die Weiterübermittlung gemäß geltendem Recht.

IV. Verwaltung Ihres Kontos

Sie können eine Bewerbung zurückziehen.

Dies führt zur Löschung der personenbezogenen Daten wie oben beschrieben, ausgenommen die Daten, deren Aufbewahrung gesetzlich vorgeschrieben ist.

V.  Aufbewahrungsfristen für und Löschung von personenbezogenen Daten

Daten, die zu den hier aufgeführten Zwecken erfasst werden, werden nur so lange gespeichert, wie dies (i) für eine bestimmte Bewerbung und/oder (ii) Ihre Registrierung im Portal erforderlich ist, sowie für eine Übergangsperiode (d.h., so lange die Einhaltung der Verpflichtungen von Emarsys hinsichtlich der Datenaufbewahrung gemäß geltendem Recht dies erfordert oder so lange die Aufbewahrung der Daten gesetzlich zulässig ist).

Wir werden die von Ihnen gesammelten persönlichen Informationen löschen, wenn Sie seit mehr als einem Jahr keinen Kontakt mit Emarsys hatten.

Sie betreffende personenbezogene Daten werden nur so lange in einer Form aufbewahrt, die eine Identifizierung Ihrer Person zulässt, wie dies von Emarsys als notwendig erachtet wird, um die Zwecke zu archivieren, für die die Daten ursprünglich erfasst oder verarbeitet wurden, oder wie dies in den entsprechenden Gesetzen zu Datenaufbewahrungsfristen festgelegt oder laut geltendem Recht zulässig ist.

VI. Ihre gesetzlich verankerten Rechte

Gemäß den in den entsprechenden Gesetzen (d.h. in der DSGVO) festgelegten Bedingungen haben Sie folgende Rechte:

• Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten. Diese Auskünfte umfassen u.a. die Verarbeitungszwecke, die Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden, sowie die Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden.

• Sie haben das Recht, eine Kopie der personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, anzufordern. Für alle weiteren von Ihnen angeforderten Kopien können wir ein angemessenes Entgelt auf Grundlage der Verwaltungskosten erheben.

• Recht auf Berichtigung: Sie haben das Recht, von uns die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Je nach Zweck der Verarbeitung haben Sie das Recht, unvollständige Daten vervollständigen zu lassen, auch durch Bereitstellung einer ergänzenden Mitteilung.

• Recht auf Löschung (Recht auf Vergessenwerden): Sie haben das Recht zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten gelöscht werden.

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zu verlangen. In diesem Fall werden die entsprechenden Daten markiert und dürfen von uns nur für bestimmte Zwecke verwendet werden.

• Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und Sie haben das Recht, diese Daten an ein anderes Unternehmen der Emarsys-Gruppe zu übermitteln, ohne von uns daran gehindert zu werden.

• Widerspruchsrecht: Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten durch uns Widerspruch einzulegen, und Sie können verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten nicht länger verarbeitet werden. Wenn Sie ein Widerspruchsrecht haben und dieses Recht ausüben, werden Sie betreffende personenbezogene Daten nicht länger für diese Zwecke verarbeitet. Durch die Ausübung dieses Rechts entstehen keine Kosten.

Ein solches Widerspruchsrecht ist u.U. nicht gegeben, insbesondere dann, wenn die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten erforderlich ist, um vor Abschluss eines Vertrags Schritte zu unternehmen oder um einen bereits abgeschlossenen Vertrag zu erfüllen.

Bitte beachten Sie, dass die o.g. Rechte u.U. durch geltende nationale Datenschutzgesetze eingeschränkt werden.

Wenn Sie Ihre Rechte als Betroffene/r wahrnehmen möchten, richten Sie Ihre Anfrage bitte an hr_hq@emarsystest.com. Der Datenschutzbeauftragte von Emarsys ist unter dataprotection@emarsystest.com zu erreichen.

Im Falle von Beschwerden haben Sie auch das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen, insbesondere im Land Ihres ständigen Wohnsitzes bzw. in dem Land, in dem sich der mutmaßliche Verstoß gegen die DSGVO ereignet hat.

VII. Änderungen

Dieser Hinweis unterliegt Änderungen.